Boa parte do que fazemos no cotidiano envolve decisões e ações improvisadas. Acostumados às regularidades do dia a dia, raramente sentimos a necessidade de parar para refletir antes de agir. Basta seguir os instintos e, no geral, não enfrentamos grandes problemas em decorrência disso. Agimos no chamado “piloto automático”.

No entanto, em algumas situações que nos são estranhas, às quais não estamos acostumados a enfrentar, não conseguimos alcançar resultados positivos de maneira espontânea. Ficamos “travados”, sem saber como proceder, ou somos obrigados a tomar atitudes de forma apressada, o que frequentemente gera resultados negativos.

Além disso, nem sempre aquilo que estamos acostumados a fazer gera benefícios. Existem bons e maus hábitos. Nosso senso prático e nossas tendências podem atrapalhar mais do que ajudar. Por exemplo, podemos ter o costume de fazer gastos para satisfazer necessidades que poderiam ser adiadas para um momento mais oportuno; podemos chegar atrasados a reuniões importantes; ou ainda confundir o balanço orçamentário doméstico com o do nosso negócio, entre outros exemplos.

Diante disso, tornam-se evidentes os limites dos nossos hábitos e da nossa intuição: eles se adequam apenas às circunstâncias cotidianas que são comuns e regulares. Mesmo nessas situações, os resultados não são necessariamente os melhores, pois agimos de forma improvisada diante de um problema, em vez de planejar qual seria o melhor curso de ação possível. Além disso, certos hábitos geram mais danos do que benefícios.

Uma vez que empreender é uma atividade complexa, é fundamental evitar decisões e ações improvisadas se desejamos alcançar o sucesso. Para atingir os objetivos definidos para o negócio, é de extrema importância que tanto a vida cotidiana quanto o trabalho sejam bem organizados e planejados.

Organização do tempo como organização da mente

Como foi dito anteriormente, estamos acostumados a agir de forma quase automática no cotidiano, sem planejar previamente nossas ações. Existe valor nesse senso prático, que orienta o que deve ser feito e quando, mas ele também pode levar ao fracasso, especialmente diante de situações mais complexas.

Diante disso, é possível utilizar diversas técnicas para organizar melhor a vida e o negócio, preparando-se de forma antecipada e aproveitando melhor o tempo, os recursos e a energia disponíveis.

Um exemplo da importância da organização da vida cotidiana para a melhoria dos resultados pode ser observado no livro “Sucesso escolar nos meios populares: as razões do improvável”, do sociólogo francês Bernard Lahire. Na obra, o autor destaca a relevância de práticas de planejamento realizadas pelos pais, como listas de tarefas, listas de compras, listas de itens para viagens, calendários, agendas, gestão de gastos e organização de documentos, que contribuem para o bom desempenho escolar de seus filhos.

Mas como isso ocorre? Como o planejamento das atividades domésticas realizado pelos pais pode melhorar o desempenho escolar das crianças? Em resumo, ao viverem em uma rotina organizada, estruturada em uma sequência de atividades com dias e horários bem definidos, as crianças se adaptam melhor à rotina escolar e passam a pensar de forma mais ordenada. Assim, desenvolvem maior disciplina, aprendem a adiar prazeres imediatos e a diferenciar a ordem das coisas, tanto em termos de sequência quanto de importância. A organização das atividades no tempo permite, portanto, uma organização da mente, gerando impactos positivos.

Técnicas para organização e planejamento

Uma vez compreendido que a organização das atividades no tempo é fundamental tanto para a organização da mente quanto para a obtenção de melhores resultados, podemos abordar algumas técnicas simples para planejar atividades cotidianas e não cotidianas, tanto na vida pessoal quanto nos negócios.

A primeira delas é a elaboração de listas. Em vez de depender exclusivamente da memória, é possível registrar em uma lista tudo o que precisa ser feito, consultando-a regularmente para garantir a execução das atividades relevantes. Seja para tarefas recorrentes, como listas de compras ou de afazeres; seja para situações ocasionais, como listas de bagagem ou de lugares a visitar em uma viagem, uma vez que as listas ajudam a evitar esquecimentos e permitem monitorar o progresso das atividades, identificando o que já foi realizado.

A ordenação das listas pode ser feita de diversas maneiras: por importância, por urgência, por tipo de atividade ou por sequência temporal. Independentemente do critério adotado, é fundamental manter listas separadas para aquilo que diz respeito às necessidades e obrigações pessoais ou familiares, como lista de supermercado e tarefas domésticas, e para o que se refere ao empreendimento, como a lista de tarefas do negócio ou de insumos a serem adquiridos.

A segunda técnica consiste no uso de calendários, agendas e/ou cronogramas para definir o dia e o horário destinados a cada atividade. Assim como as listas, esses instrumentos ajudam a relembrar o que deve ser feito, mas acrescentam um elemento essencial: o momento em que cada tarefa deve ser realizada. Organizar as atividades no tempo (mês, dia e horário), uma vez que ajuda a evitar problemas como procrastinação, atrasos ou a realização de ações “em cima da hora”, sob uma urgência que poderia ser evitada.

Por meio dessas técnicas, torna-se possível diferenciar com mais clareza o tempo dedicado ao empreendimento, o tempo destinado ao trabalho doméstico e o tempo livre, separando essas esferas de forma mais organizada. Evitam-se, assim, confusões que poderiam resultar da falta de ordenação das atividades no tempo.

A terceira técnica é o registro das movimentações financeiras, por meio do balanço orçamentário. Esse registro de rendimentos e gastos é uma pré-condição para uma boa gestão financeira. Ao acompanhar entradas e saídas, é possível evitar endividamentos desnecessários, reduzir gastos não prioritários e garantir a rentabilidade ou o lucro do negócio.

É fundamental separar o balanço orçamentário dos recursos pessoais — destinados à satisfação das necessidades próprias e da família, do balanço orçamentário do empreendimento. Essa separação permite avaliar com mais precisão a saúde financeira pessoal e empresarial, além de facilitar a gestão de impostos e o planejamento de médio e longo prazo.

Todas essas técnicas podem ser aplicadas tanto com o uso de tecnologias mais simples, como papel e caneta, quanto com tecnologias modernas, como computador, celular, tablet e planilhas digitais. Independentemente da tecnologia escolhida, o essencial é que essas práticas promovem uma ruptura com a dependência excessiva da intuição, da memória e da ação improvisada. Busca-se, assim, um conhecimento mais objetivo e uma atuação mais racional, reflexiva, organizada e planejada.

Em vez de lidar constantemente com esquecimentos, urgências e a falta de clareza sobre o que deve ser feito, torna-se possível antecipar situações e agir de acordo com um plano previamente estabelecido.

Isso não significa agir de forma inflexível, nem descartar a capacidade de improvisação. Listas, calendários e balanços orçamentários podem e devem  ser atualizados, e situações imprevistas abrem espaço para que a intuição seja utilizada de forma estratégica. Ainda assim, o exercício cotidiano da racionalidade, por meio dessa pausa para planejar o futuro, é fundamental para a sustentabilidade financeira de qualquer empreendimento.

Organizar tanto a vida doméstica quanto o negócio permite tomar decisões melhores, com mais calma e tempo, de acordo com cada situação, mesmo diante das dificuldades e dos problemas que possam surgir.

Exercício prático

Como foi dito anteriormente, estamos acostumados a agir automaticamente, sem refletir ou planejar, na nossa vida cotidiana. Especialmente quando se trata de tarefas domésticas, muitos fazem as tarefas na última hora, quando a ação é urgente. Propomos então um exercício de planejamento de atividades cotidianas e não-cotidianas, domésticas e não-domésticas.

1. Escreva listas voltadas para atividades domésticas cotidianas: lista de tarefas domésticas (jogar o lixo fora; cozinhar; lavar a louça; lavar as roupas; passar as roupas; etc.); lista de compras (itens de supermercado; presentes de natal; etc.).
2. Escreva lista voltadas para atividades de tempo livre não-cotidianas: lista de bagagem (documentação, roupas, etc.); lista de lugares para visitar numa viagem (pontos turísticos, restaurantes, lojas; etc.).
3. Escreva listas voltadas para tarefas relacionadas ao seu empreendimento: listas de tarefas (compra de insumos; realização de balanço orçamentário; gestão de estoque; realização de entregas; produção de bens; oferta de serviços; etc.); lista de compras (insumos; equipamentos/ferramentas, etc.).
4. Utilize um calendário para registrar atividades importantes do mês em certos dias, tanto pessoais (ida a consulta médica; ligação para aniversário de um ente querido; etc.) quanto as relacionadas ao seu negócio (reuniões; compromissos; recebimento de insumos; entregas; etc.).
5. Utilize uma agenda para registrar atividades importantes da semana em determinados dias e horários (tarefas domésticas; tarefas de seu negócio; atividades importantes marcadas naquela semana do seu calendário; etc.).
6. Faça um balanço orçamentário doméstico do mês, registrando as entradas (seus rendimentos e de outros membros de sua família) e saídas (gastos essenciais como alimentação, aluguel/condomínio/financiamento, luz, água, gás, combustível, escola; gastos não-essenciais como ida a teatro/cinema, ida ao bar/restaurante, outros lazeres, etc.).
7. Faça um balanço orçamentário empresarial do mês, registrando as entradas (rendimentos de bens e serviços ofertados; empréstimos/financiamentos) e saídas (aquisição de insumos, aquisição de equipamentos/ferramentas; pagamento de aluguel; pagamento de juros e dívidas; impostos; gasto com pessoal; etc.) e lucro (bruto, líquido e operacional).