Quando se decide empreender, existem diversas motivações e objetivos em mente. Obter maior controle do tempo e rotina de trabalho, alcançar independência financeira, melhorar a própria condição de vida e de seus familiares, se empoderar, entre outros. Para alcançar os objetivos por meio de um negócio sustentável a longo prazo é necessário um bom planejamento. Mas antes de fazer escolhas operacionais ou botar a mão na massa é fundamental, além de ter objetivos bem delimitados, ter consciência dos principais elementos que podem contribuir para o sucesso ou fracasso do seu empreendimento a fim de tomar as melhores decisões possíveis.

Escolhas que poderiam ser difíceis de tomar são facilitadas quando se alcança maior compreensão dos fatores favoráveis e desfavoráveis para seu sucesso. No entanto, um problema que surge quando estamos avaliando esses fatores é diferenciar o que diz respeito às próprias potencialidades e limitações enquanto pessoa empreendedora e aqueles que fogem ao seu controle direto mas podem afetar tanto de forma positiva quanto de forma negativa a gestão de seus negócios. 

Sem clareza entre potencialidades e limitações internas e externas, sua capacidade de gerir pode perder eficiência ao não qualificar o que deve ser aproveitado, o que deve ser corrigido ou melhorado e o que pode apenas ser evitado ou mitigado.

Uma solução: Análise SWOT

Nesse contexto, uma ferramenta de gestão de negócios ou de projetos amplamente utilizada para planejar as ações futuras de acordo com potencialidades e riscos negativos é a Análise SWOT. Esta é uma ferramenta que possibilita que a gestora identifique os fatores que contribuem e aqueles que dificultam seu sucesso ao mesmo tempo que permite diferenciar o “ambiente interno” da gestão (o que está sobre seu controle ou capacidade de intervenção direta) e o “ambiente externo” (o que depende de agentes de fora ou eventos complexos e que fogem ao seu controle).

Mas o que quer dizer SWOT? Como muitas expressões comuns no mundo corporativo, SWOT é uma sigla em inglês para Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Podemos então usar também a expressão da versão traduzida da sigla, ou seja, como Análise FOFA. Os dois primeiros elementos da sigla (SW) se referem ao ambiente interno da gestão enquanto os dois últimos (OT) se referem ao ambiente externo. As forças e oportunidades são elementos positivos e que devem ser aproveitados, enquanto as fraquezas e ameaças são elementos negativos que precisam ser monitorados, evitados, mitigados ou aceitos. Mais importante que memorizar termos em inglês é entender a lógica de cada um dos elementos da sigla a fim de melhorar a organização do seu negócio e alcançar seus objetivos.

O passo a passo da Análise SWOT/FOFA

O primeiro passo da análise do ambiente interno é a identificação das próprias Forças (Strenghts), ou seja, das capacidades e conhecimentos que você possui e que contribuem positivamente para seu empreendimento. As forças podem ser dotes culinários, facilidade e confiança na comunicação com clientes ou possíveis parceiros de negócio, criatividade na elaboração de propagandas, capacidades artísticas ou de design na elaboração de uma identidade visual para seu negócio, experiência prática, seus recursos disponíveis para investimentos, entre outras.

O segundo passo da avaliação do ambiente interno é o reconhecimento das próprias Fraquezas (Weaknesses), em outras palavras, das lacunas de capacidade ou conhecimento que podem afetar negativamente a gestão do negócio. Por exemplo, podemos citar a falta de experiência anterior com empreendedorismo, a impossibilidade de contratação de mão-de-obra extra, falta de confiança em si mesma, a falta de conhecimento básico sobre gestão financeira, a falta de conhecimento de informática, entre outros. Reconhecer as próprias fraquezas não deve desmotivar ou levar à desistência. Todos, inclusive aqueles que alcançam o sucesso, possuem fraquezas. Essa etapa serve para identificar pontos que devem ser corrigidos, lacunas a serem preenchidas e conhecimentos a serem adquiridos a fim de otimizar sua capacidade de gerir seu negócio e evoluir constantemente.

No que diz respeito ao ambiente externo, o primeiro passo é o reconhecimento de Oportunidades (Opportunities) que podem favorecer ou facilitar o alcance dos seus objetivos. Várias possibilidades podem ser consideradas, desde a de adquirir microcrédito para investir em seu pequeno negócio, a de estabelecer parcerias com outros empreendedores da sua localidade para apoio e divulgação mútua, o surgimento de novas demandas na sociedade, até às oportunidades de capacitação, como a oferecida pelo projeto SebastianaS. Em outras palavras, fatores externos que podem aumentar sua capacidade de investir, de incrementar o número de clientes, de evoluir nas capacidades de gestão, etc.

Por fim, em relação ao ambiente externo, o segundo passo é a identificação das Ameaças (Threats) que dificultam, atrasam ou até mesmo impedem a realização dos objetivos de seu empreendimento. As ameaças dizem respeito a todos os riscos negativos que são frequentemente complexos demais e fogem ao seu controle direto, mas que ainda assim devem ser mitigados, eliminados ou, no pior dos casos, aceitos. A recente pandemia de COVID-19 é um exemplo extremo, mas ilustrativo. Negócios que dependiam de encontro presencial com a clientela sofreram de forma dramática com a necessidade de realizar isolamento social e a espera na difusão da vacinação pública. Para lidar com esta situação, o comércio eletrônico (e-commerce) se mostrou não apenas uma forma de expansão dos negócios, mas uma necessidade para a sustentabilidade dos empreendimentos. Nem toda ameaça é dramática como uma crise econômica, ambiental ou sanitária global, podendo incluir a concorrência econômica com outros agentes que oferecem produtos ou serviços semelhantes ou o tempo frio e chuvoso para o vendedor de picolés. Por mais que a situação não possa ser resolvida de forma direta por uma pequena empreendedora, ela deve se preparar para lidar com situações adversas, adaptando seu empreendimento a fim de mitigar o efeito das ameaças. Para vencer o concorrente, pode-se anunciar um novo produto ou melhorar a estratégia de marketing. O vendedor de picolés pode, por sua vez, vender guarda-chuvas nos dias chuvosos.

Ter em mente, por um lado, as próprias forças e fraquezas e, por outro, as oportunidades e ameaças ao seu negócio é uma etapa fundamental para a construção do sucesso duradouro e sustentável de qualquer empreendimento. A Análise SWOT ou FOFA é uma ferramenta simples, eficaz e adaptável, sendo importante especialmente para começar a organizar a gestão de riscos e para reconhecer as próprias potencialidades. Pode-se assim aproveitar das próprias forças e das oportunidades que surgirem para alcançar seus objetivos, buscar a superação de fraquezas e mitigar os riscos de ameaças sem cair no improviso, mas de forma consciente, adaptável e criativa.

Exercício prático

Recomendamos fortemente nossas leitoras que usem essa ferramenta na prática. A vantagem da Análise SWOT/FOFA é que esta pode ser feita de diversas maneiras: usando lápis e papel, post-its, uma tabela no Excel, formando uma matriz num quadro ou usando plataformas de design como o Canva. 

A partir disso, propomos o seguinte exercício para aplicação desta ferramenta:

1. Deixem bem delimitados os objetivos do seu negócio (que podem ser gerais, como alcançar autonomia financeira por meio de um negócio próprio ou melhorar a qualidade de vida própria e da família, ou mais específicos como aumentar o número de clientes ou o rendimento mensal médio)
2. Liste o conjunto de conhecimentos, habilidades, experiências práticas e recursos materiais que você e sua equipe (caso tenha) possuem e que contribuem para os objetivos do seu negócio, isto é, suas Forças.
3. Liste as conjunto de conhecimentos, habilidades, experiências práticas e recursos materiais que você e sua equipe não possuem mas que, se possuíssem, iriam contribuir para o seu sucesso, isto é, suas Fraquezas.
4. Liste o conjunto de fatores externos que ajudariam a alcançar seus objetivos (surgimentos de novas demandas, parcerias, chances de qualificação, redução dos custos de insumos, etc.), isto é, suas Oportunidades.
5. Liste o conjunto de fatores externos que atrapalhariam a alcançar seus objetivos (crises, tempo, competição econômica), isto é, suas Ameaças.
6. Reconhecer quais Forças e Oportunidades estão sendo aproveitadas e quais não estão, a fim de identificar as potencialidades não utilizadas e como alterar essa situação.
7. Reconhecer Fraquezas e Ameaças que afetam ou afetariam negativamente seu empreendimento, a fim de selecionar quais podem ser evitadas, corrigidas e reduzidas e como isso poderia ser feito.